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Comment créer un dossier d'employé simple?

Démystifier le dossier d’employé

Le dossier d’employé est un élément clé dans la gestion de vos ressources humaines.

Voici ce qu’il devrait contenir :

  • Fiche d’informations sur l’employé
  • Description du poste
  • Formulaire de demande d’emploi et/ou curriculum vitae
  • Formulaire de consentement
  • Tests et examens médicaux effectués lors de l’embauche et résultats
  • Rapport d’entrevue d’embauche
  • Documents sur la vérification des références
  • Contrat de travail ou lettre d’entente
  • Demandes de congés et certificats de maladie pertinentsDossier Employé
  • Historique de la rémunération
  • Formulaires d’évaluation du rendement
  • Attestations des cours de perfectionnement et des formations
  • Correspondances confidentielles avec l’employé
  • Avis disciplinaires
  • Renseignements sur la cessation d’emploi et/ou lettre de démission

Comme le dossier d’employé contient des informations personnelles et confidentielles, celui-ci doit être entreposé dans un endroit sécuritaire.

La personne désignée par l’entreprise comme étant responsable des ressources humaines s’occupera de classer ces dossiers en ordre alphabétique et de les mettre sous clé. Sachez aussi que les employés peuvent faire une demande d’accès ou de rectification à leur dossier. Ils doivent le faire par écrit et selon la loi sur l’accès à l’information, vous devez y répondre dans un délai de 30 jours. (www.cai.gouv.qc.ca)

Les lois québécoises qui régissent les relations du travail et les renseignements personnels présentent plusieurs exigences relatives à la conservation des dossiers d’employés. Ainsi, même lorsqu’un employé  quitte votre entreprise, certaines de ces lois prévoient des délais minimums de conservation de ces documents.

  • En vertu du Code civil du Québec (L.Q. 1991, ch.64, article 2925) vous devez conserver les dossiers des employés congédiés pour une période de 3 ans, soit la période de prescription en matière d’action civile.
  • Pour les employeurs assujettis à la loi du 1 % (Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre), vous devez garder toutes les factures, contrats, programmes et ententes de formations pour une période de 6 ans (Règlement sur les dépenses de formation admissibles, R.R.Q., C. D-7.1, r.1, article 4).
  • Vous devez garder tout ce qui a trait au registre de paie pour une période de 3 ans (Règlement sur la tenue d’un système d’enregistrement ou d’un registre, R.R.Q., 1981, c. N-1.1, r.6, article 2).
  • Selon la Loi sur l’assurance-emploi (L.C. 1996, c. 23, article 87 [3] et 87 [4]), vous devez garder les relevés d’emploi et autres documents relatifs aux contributions, déductions et réclamations pendant une période de 6 ans.
  • Pour ce qui a trait aux dossiers de réclamations en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (L.R.Q., c. A-3.001) et de la Loi sur la santé et sécurité du travail (L.R.Q., c. S-2.1, article 52), il est recommandé de conserver ces dossiers de façon permanente en raison des réclamations pouvant survenir longtemps après la fin de l’emploi.

Sources :

http://www.portailrh.org/protection/fiche.aspx?p=345633

http://www.emploiquebec.gouv.qc.ca/fileadmin/fichiers/pdf/Regions/Monteregie/16_imt_guide-accueil-integration_ent.pdf

 

Merci à Amélie Jean C.R.I.A. pour la collaboration de cet article.

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